1、行政部負責編制《記錄清單》，清單包括序號、記錄編號、記錄名稱、保存年限。并保管好所有“樣表 ”（或電子版）。
2、各部門負責本部門ISO9001質量記錄的收集、傳遞，指定人員負責對部門分管的記錄分類，定期裝訂成冊，做好使用期內的貯存和保管。
3、記錄應注明填寫日期，作為追溯的依據，并簽名以對記錄內容的真實性負責。
二、ISO9001認證記錄的貯存與保護
1、各部門配備一定數量柜、櫥、箱為記錄的貯存提供適宜的環境，以防止損壞、霉變和丟失。
2、各部門記錄應按程序文件規定的保存期限分別保管，根據生產/服務、過程的特點及合同要求保存年限分一年、三年、五年、和長期四類。
3、溫州ISO認證記錄分類按時間順序標識編目存放，每年整理一次歸檔。
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